Wat doet FACE?

De Film & Video Amateur Club Enschede verenigt videofilmers die meer willen dan alleen een eenvoudig vakantiefilmpje maken of een filmpje van een kinderpartijtje. FACE probeert de kwaliteit van de films van haar leden op een hoger plan te krijgen. Dat doen we door per jaar ongeveer 20 clubavonden te verzorgen.

FACE geeft geen doorlopende cursussen maar er is wel heel veel te leren. Zo houden we werkavonden en workshops waar wat geleerd kan worden, en tijdens clubavonden kun je je films vertonen en commentaar vragen aan leden met meer ervaring. Er zijn elk jaar twee avonden ingeruimd voor het vertonen van vakantiefilms of familiefilms. We organiseren kleine onderlinge wedstrijden met prijsjes. Jaarlijks is er een 'grote' wedstrijd om de club-Oscar. Goede films kunnen een clubcertificaat krijgen waardoor ze mee kunnen doen met regionale en landelijke wedstrijden.

FACE is aangesloten bij de AVO, de Audiovisuele Vereniging Oost. Bij de AVO zijn ongeveer 20 videoclubs uit Overijssel en de Achterhoek aangesloten. De AVO is op haar beurt weer aangesloten bij de NOVA, de Nederlandse Organisatie van Audiovisuele Amateurs.

FACE: Film & Video Amateur Club Enschede

PRIVACY REGLEMENT

Datum publicatie: 24-5-2018

Eigenaar: Bestuur FILM en video AMATEUR CLUB ENSCHEDE (FACE)

Beheerder: Clubadministrator FACE

ALGEMEEN

Het bestuur van FACE hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door FACE worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. FACE is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen. Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen FACE. Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop FACE met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier, dat u vindt op de website van FACE.

WEBSITE

FACE is aangesloten bij de NOVA en deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de NOVA via de NOVA-website. Het privacyreglement van de NOVA is hierop van toepassing.

DOEL VAN HET PRIVACYREGLEMENT

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van FACE en beschrijft hoe FACE omgaat met de privacy van betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van FACE. Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door FACE, de doeleinden van de gegevensverwerking door FACE, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Als u deze website bezoekt of lid bent van FACE, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert FACE uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door de FACE zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

BEGRIPPEN

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven. - De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

- Het privacyreglement: dit Reglement;

- Verantwoordelijke: FACE;

- Beheerder: de functionaris die de clubadministratie beheert, verder genoemd de Clubadministrator;

- Webmaster: de functionaris die de website van FACE beheert.

- Verwerker: de vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak. Hiermee worden FACE en de NOVA bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door FACE zijn gedeeld via de NOVA-ledenadministratie;

- Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

- Gebruiker: de functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; Hiermee worden de clubadministrator van FACE en de NOVA-secretaris bedoeld;

- Derden: personen en instanties buiten de FACE;

- Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

- Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens;

- Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

- Leden: hiermee worden de leden van FACE bedoeld;

- Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

- NOVA-ledenadministratie. De toepassing op de NOVA-website, waarmee de persoonsgegevens van de Leden worden verwerkt.

DOELEINDEN

De FACE verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. Dit zijn: - Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de FACE, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en filmfestivals;

- Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen FACE.

- Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van FACE.

- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

- Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de FACE en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door FACE, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

- Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals de barcommissie enz.

RECHTMATIGE GRONDSLAG

FACE verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: • Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• Voor de goede vervulling van de taak, die FACE vervult;

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een festival medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

WIJZE VAN VERWERKING

De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet in de NOVA-ledenadministratie bewaard.

PERSOONSGEGEVENS

FACE verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen: - Leden van de FACE;

- personen met wie de FACE een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd via de NOVA-website door de clubadministrator. Hiervoor geldt het NOVA privacyreglement. De clubadministrator voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de NOVA: • Naam, gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam

• E-mailadres

De website voegt hier automatisch een lidnummer, de datum van registratie, de club en regio aan toe. • Lid sinds

• Lidnummer

• Club

• Regio

De clubadministrator kan, indien de betrokkene dit wenst, onderstaande gegevens toevoegen. • Geboortedatum

• Geslacht

• Adres

• Postcode

• Woonplaats

• Telefoonnummer

• Mobiel nummer

Het lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op zowel de NOVA- als regiowebsite. Op de NOVA-website kan hij in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en regio. Zie hiervoor het NOVA privacyreglement. De persoonsgegevens van het lid worden binnen 3 maanden uit de NOVA-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van FACE is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van FACE zijn beëindigd of de transactie met FACE is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. Ieder lid wordt opgenomen in het Smoelenboek: - foto

- voornaam

- achternaam

- camera

- montage systeem

TOEGANG TOT EN VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

FACE verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van de NOVA. Eens per twee jaar worden lidnummer, naam, club, en regio door de NOVA gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten. Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging. De Gebruikers, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen. Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de NOVA, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

BEVEILIGING

De NOVA draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de NOVA-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet. FACE draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van FACE en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

Betrokkene heeft de volgende rechten: • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de FACE te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij FACE om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de NOVA-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.

• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de FACE te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.

• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. FACE zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

WEBSITE VAN FACE

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die FACE heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van filmwedstrijden, gehuldigde personen enz. FACE maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van FACE en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

COOKIES

De websites van de NOVA en de regio’s, die onder het beheer van de NOVA vallen, gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de NOVA. De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het privacyreglement van FACE is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten. De social media cookies zijn: • Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.

• Google plaatst een googleapis cookie.

• YouTube plaatst diverse cookies. De website van FACE bevat video’s, die via VIMEO worden afgespeeld. Meer informatie over het privacy beleid van VIMEO vind je op de VIMEO website.

PRIVATE LOGGING

Wanneer een webformulier wordt ingevuld worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het IP-adres niet vast te leggen. Indien een betrokkene inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard. LINKS NAAR WEBSITES VAN DERDEN

Op de website FACE zijn links naar websites van derden te vinden, zoals NOVA en AVO. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. FACE is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

DATALEK

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van FACE worden afdoende beveiligd.

SLOTBEPALINGEN

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van FACE. Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. .